Procès-verbal de Conseil d’Administration - Assemblée Générale de l'APEH du 13/09/16

Procès-verbal de Conseil d’Administration - Assemblée Générale

Association de Parents de l’Ecole d’Herbeys (APEH)

Ecole élémentaire d’Herbeys, Village, 38320 Herbeys

04 76 73 63 69 - apeherbeys@gmail.com - apeherbeys.blogspot.fr

Le 13/09/2016, à Herbeys., le Conseil d'administration de l'association APEH s'est réuni au Magasin Herbes & Coquelicots sur convocation du président Marion Golly.

Il a été établi une feuille d'émargement signée par les membres présents en leur nom propre ou en tant que mandataire. Celle-ci figure en annexe du présent procès-verbal.

Le Conseil d'Administration était présidé par Marion Golly, en qualité de président de l'association. Il était assisté d’un secrétaire de séance, Clara Boffy Vuillet, et Sarah Chassagne, secrétaire de l'association.

Les invités:

Tous les parents

Les enseignantes et le directeur de l’école

Les parents délégués

Les personnes présentes:

CHARLIER Estelle

BAUM Cédric

RIBOT Jean Christophe (directeur de l'école)

TRAN Vincent

GOTTI Agnès

RIVIERE Eline

PONCET Lilian

GRIMAUD Solaine

GOLLY Marion

ROCHE CHASSAGNE Sarah

PALAU Jean Pierre

BOFFY VUILLET Clara

Plus de la moitié des administrateurs étaient présents ou représentés. Le Conseil d'Administration a donc pu valablement délibérer, conformément à l’article des statuts.

L'ordre du jour a été rappelé par le président :

1- Tour de table : présentation de chacun

2- Rappel de la mission de l’APEH par rapport aux parents délégués

3- Rapide bilan financier 2015/2016

4- Désignation des nouveaux membres du Conseil

5- Brainstorming et suggestions de nouvelles activités pour 2016/2017

6- Esquisse budgétaire pour 2016/2017

Lors du débat qui a suivi, les éléments suivants ont été avancés :

1- Tour de table : présentation de chacun

Cela a permis à tous de retrouver et aux nouveaux, de se rencontrer. La présence du directeur de l’école est grandement appréciée.

2- Rappel de la mission de l’APEH par rapport aux parents délégués

Collecter des fonds pour les projets + créer un lien entre les parents via la dynamisation des bénévoles. Les commissions attenants à l'école et à la mairie: Réforme des Rythmes Scolaires, Cantine et Travaux Maison Pour Tous pourraient être chapeautées par les parents délégués car ils ont officiellement le droit d’assister aux conseils d’école alors que les membres de l’APE, non.

3-Rapide Bilan Financier 2015-2016

Très bonne année dans l’ensemble malgré un départ compromis avec le succès relatif du premier événement.

Recettes: 12 872,83€  Dépenses: 7 668,31€  Bénéfices: 5 704,52€

Par rapport à l’an dernier (2014/2015)

Recettes: 11 631,85€  Dépenses: 4 468,38€  Bénéfices: 7 163,47€

Cette différence de bénéfices par rapport à l’année antérieure s’explique en partie par l’inclusion en 2015/2016 du spectacle de Noel et du carnaval dans les dépenses (car les paiements de ceux-ci ont dû être faits dans l’année).

En 2015/2016, l’école d’Herbeys a dépensé 7608€ des fonds récoltés par l’APEH (par rapport à 7218€, l’année antérieure). En voici le détail.

Séjour Ardèche 29-31 mars 2016	1 800,00 €
Sortie Uriage (Seiglières 26 avril 2016)	140,00 €
Transport Revel	452,00 €
Séjour Vercors des maternelles	1 800,00 €
Achat parapluies Fete ecole	84,00 €
Fête des pères et fête de l'école	47,43 €
Sortie Uriage (Seiglières 21 juin 2016)	140,00 €
Course d'orientation	185,00 €
Achats fete de l'école	10,41 €
Transport College des Saules	165,00 €
Achat Lacoste Fete de l'école	28,98 €
Achat livres Artaud	279,76 €
Achat radio cassette	99,00€
Transport à la piscine de Livet (la mairie prenant en charge les coûts associés au bassin et aux moniteurs)	1617,00€
Achat matériel scolaire	759,21€

En 2016/2017, le coût du transport de l’activité piscine sera inclus dans le budget par classe attribué par l’APEH. Le choix des activités et sorties étant propres à chacun des enseignants, sans discrimination aucune. Les enseignants ont ensuite la possibilité de se partager leurs subventions entre eux, en fonction des initiatives annuelles de chaque classe et de leurs besoins ponctuels, mais ce, sans obligation.

Notons l’arrivée en 2016/2016 de 4 nouvelles initiatives: la fête des lumières en janvier, la vente de brioches en mars, la vente d’un DVD de la fête de la musique en juin et la vente d’un album photo de fin d’année en juillet. Voici le succès financier de chaque événement, le succès humain ayant été noté pour toutes les initiatives de cette année.

EVENEMENTS	Bénéfices	Dépenses	Recettes
Bal	397,44 €	760,56 €	1 158,00 €
Spectacle de Noel	-821,88 €	826,88 €	5,00 €
Fête des lumières	149,86 €	81,07 €	230,93 €
Vente de brioches	728,50 €	940,00 €	1 668,50 €
Carnaval	90,00 €	645,00 €	735,00 €
Brocante	506,00 €	235,00 €	741,00 €
Fête de l'école	4 816,24 €	1 985,16 €	6 801,40 €
ACTIONS DE FINANCEMENT
Yearbook, film fête de la musique	975,93 €	554,07 €	1 530,00 €
AUTRES
Subvention mairie (650€ accordé pour 2016/2017)	500,00 €
Fonctionnement (intérêt livret, assurance, réunions, matériel)	-20,57 €	23,57 €	3,00 €

Le bal n’ayant effectivement pas eu le succès escompté, peut-être dû aux attentats ayant eu lieu juste avant ou au prix d’entrée trop élevé décourageant ainsi plusieurs familles à participer au rassemblement.

Quoi qu’il en soit, pour les événements suivants, nous avons donc décidé de favoriser les activités à l’accès gratuit et d’offrir des services annexes payants (buvette, pop corn, repas, souvenirs, etc) le but étant de rassembler un maximum de parents/enfants et limiter la discrimination de revenus des familles de la commune tout en gardant l’objectif de l’APEH en tête: récolter des fonds en s’amusant.

Subvention mairie accordée pour 2016/2017: 650€ (par rapport à 500€ en 2015/2016) , à inclure dans le budget prévisionnel.

Budget 2016/2017 accordé à chaque classe pour un total de 6 classes

(les enseignants préférant avoir un budget par classe et non par élève selon nombre d’élèves dans leur classe)

Budget prévisionnel (incluant le transport à la piscine) annoncé en juin 2016: 700€ par classe

Bonus supplémentaire suite à la fermeture des comptes réels en septembre 2016: 250€ par classe

Budget total accordé pour 2016/2017 à l’AG du 13/09/16 : 950€ par classe (total de 5700€)

Si sa trésorerie le lui permet, l’APEH peut accéder à des demandes de financement exceptionnelles supplémentaires pour des initiatives ponctuelles au courant de l’année formulées par les enseignants ou le directeur. Les demandes peuvent être adressées par email à apeherbeys@gmail.com avec au moins 2 semaines de préavis.

Etat des comptes au 09/09/2016

Compte Courant (CCOU): 6 378,76€

Intérêts Créditeurs (CSL ASSO): 193,06€

Compte Epargne (LIV A ASS): 3 470,94€

Caisse: 123,10€

Il nous reste à payer aux fournisseurs directement les 2 achats tout récents de Julie Sellier (faisant tout de même partie de son budget 2015/16) de 378,76 € (279,76€ + 99€) dont nous attendons les factures.

En tenant compte de tout cela, nous avons donc actuellement un coussin de trésorerie d’environ 3 000€. Qu’allons-nous faire de cette trésorerie? La redistribuer par classe cette année? la conserver pour un voyage éventuel cette année ou l’an prochain? Faire un don à la Coopérative Scolaire pour le renouvellement du matériel informatique dont ils seront eux-même propriétaire? A voir avec le directeur de l’école en fonction des priorités énoncées par l’équipe enseignante.

Après débat entre les administrateurs, le président de séance a mis aux voix les questions suivantes, conformément à l'ordre du jour :

4- Désignation de nouveaux membres du Conseil

Les candidatures étaient les suivantes :

Présidente : Marion GOLLY,

Vice-président: Cedric BAUM

Trésorière : Clara BOFFY VUILLET

Vice-trésorière : Agnès GOTTI

Secrétaire : Solaine GRIMAUD

Vice-secrétaire: Sarah ROCHE CHASSAGNE

Le Conseil d'Administration adopte, à l’unanimité la proposition.

5- Brainstorming et suggestions de nouvelles activités pour 2016/2017

Afin de faciliter le suivi des activités, nous avons nommé des “chefs de projet” par activité entre parenthèses. Ces personnes seront aidées de toutes les personnes volontaires qui le souhaitent.

• Halloween (Clara et Eline)

Faire une tournée, faire une soupe, marrons grillés sur la place du marché, tireuse à reconfirmer.

• Foire au boudin (Sarah)

Chateau gonflable ou élastiques ou trampoline. Voir avec Nancie, de l’équipe animation de la Mairie..

• Vente de Beaufort fin janvier en fevrier quand il n’y a plus d’Herbière - (Cedric et JP)

Prévente dans les cahiers. 50kg en achat massif et découpe avec bénévoles selon le poids pré-commandé dans les cahiers de liaison. La distribution se fait un jour et heure donné.

• Fete des lumières en février (Peggy et JP)

Voir avec Peggy. Faire comme l’an dernier. Parcours en lumières et panneaux de constellations, conte, boisson chaude et lancé de lanternes. Vente de ballons lumineux et boissons chaudes pour financer.

• Vente de brioches en novembre (Eline)

Voreppe, école de pâtisserie fait des brioches nature et aux pralines. Vente par secteurs pour pas faire doublon, comme l’an dernier.

• Spectacle de Noel (Marion et Sarah)

Marion a trouvé une troupe qui a été présentée et approuvée par l’école. La MPT a été réservée en Mairie car la date du spectacle a été arrêtée au mercredi 14/12/16 le matin pendant le temps de classe, à conserver si le nouveau directeur est d’accord.

• Brocante (Sarah)

Chateau gonflable mais pas un stand.

• Album photo de fin d’année (Emmanuelle, Sylvie, Clara et Agnès - photographe)

Demander au directeur en début d’année s’il est d’accord pour avoir un photographe en commun pour les photos de classe et individuelles pour les CM2 ainsi que les photos de l’APEH (fête de l’école, carnaval, etc) et des sorties de classe des enseignants. Nous pourrons ainsi mettre en commun tout ce matériel visuel dans l’album photo APEH de fin d’année (à un prix de vente de 20€ cela a généré un profit de 800€ l’an dernier). Cela n’empêchera pas l’achat à l’unité des photos de classe (moins cher) si les parents le souhaite. Prix de vente à réduire, peut-être entre 15€ et 20€ selon les retours de certains parents, à reconfirmer. Demander au directeur de pouvoir utiliser les photos prises lors des sorties et voyages scolaires financés par l’APEH, dans l’album photo de fin d’année de l’APEH.

• Soirée contes et/ou cinema (Lilian)

Dates à caler en fonction des temps morts de l’année, pour dynamiser la vie herbigeoise.

• Sorties accompagnées en transport public à l’Espace 600 - Arlequin

Faire la demande à la gendarmerie pour connaitre nos responsabilités en cas de sortie payante. Nous avons vérifié auprès de notre assurance MAIF et nous sommes bien couverts en cas d'accident. Avec l'autorisation des parents, des parents non-accrédités peuvent accompagner les enfants en transport en commun à la salle de spectacle, assister à la représentation et revenir.

• DVD des événements de l’année (demander à Laurent Monte) - sous réserve d’un bénévole cameraman et monteur-video

Extremement consommatrice en temps de tournage et de montage, il faut qu'une équipe soit montée sur ce projet, une seule personne ne pouvant en assumer la totale responsabilité. Demander au directeur si l’APEH peut filmer et utiliser le matériel audio-visuel pour la vente d’un DVD de fin d’année. Les événements filmés pourraient inclure : la fête de la musique, la fête de l’école, le spectacle de danse et le spectacle de cirque.

• Autres

Nous sommes preneurs d’autres suggestions tout au long de l’année, les initiatives n’étant pas verrouillées définitivement en début d’année.

6- Esquisse budgétaire pour 2016/2017

Ce point n'a pas été abordé faute de temps. Une prochaine réunion sera prévue en comité réduit (avec le bureau et les chefs de projets).

Les résolutions suivantes sont adoptées à l'unanimité. Après délibération, il a été décidé à l’unanimité d’apporter les actions suivantes:

Pour la prochaine réunion:

• voir avec l’association Vert de Terre ce qui peut être organisé pour l’Halloween.
• voir avec l’équipe animation de la Mairie (Nancie) pour participer à la foire au boudin
• commencer à solliciter l’école de pâtisserie pour l’opération brioches en novembre
• faire une esquisse budgétaire pour 2016/2017 avec les membres du bureau

Avant la fin de l’année 2016:

• organiser une petite réunion de rentrée avec l’équipe enseignante pour reprendre les objectifs de l’APEH et les initiatives de financement et activités de cette année pour se mettre d’accord et ne pas faire doublon avec les initiatives de la Coopérative Scolaire.

L'ordre du jour étant épuisé, la séance a été levée à 22h42.

A Herbeys, le 13/09/2016