CR de la réunion du 20/09/16 - Elaboration du budget prévisionnel 2016/2017

Etaient présents : Marion G, Cedric B , Clara B, Agnès G, Solaine G, Sarah R

Ordre du jour : budgeter les actions qui seront faites pour l’année scolaire 2016/2017.

Début de réunion à 20h40.

APEH - BUDGET PREVISIONNEL 2016/2017
	BENEFICES	DEPENSES	RECETTES
EVENEMENTS
1- Halloween	175,00 €	75,00 €	250,00 €
2- Foire au boudin	210,00 €	240,00 €	450,00 €
3- Sorties à l'Espace 600	76,00 €	244,00 €	320,00 €
4- Spectacle de Noel	-716,00 €	716,00 €	0,00 €
5- Fêtes des lumières/Balade nocturne sous les étoiles	184,00 €	66,00 €	250,00 €
6- Carnaval	70,00 €	240,00 €	310,00 €
7- Brocante	537,00 €	243,00 €	780,00 €
8 - Fete de l'école	4 863,33 €	1 270,00 €	6 133,33 €
Total	5 399,33 €	3 094,00 €	8 493,33 €
ACTIONS DE FINANCEMENT
1- Vente de brioches	1 237,50 €	1 012,50 €	2 250,00 €
2- Vente de fromage Beaufort	590,00 €	1 410,00 €	2 000,00 €
3- Vente de l'album photo de fin d'année	480,00 €	1 020,00 €	1 500,00 €
4- Vente d'un DVD	450,00 €	600,00 €	1 050,00 €
5- Vente de roses (fête des mères)	530,00 €	670,00 €	1 200,00 €
Total	3 287,50 €	4 712,50 €	8 000,00 €
Sous-total:	8 686,83 €	7 806,50 €	16 493,33 €
AUTRES
Subvention mairie (?€ accordé pour 2017/2018)	650,00 €		650,00 €
Fonctionnement (intérêt livret, assurance, matériel, timbres)	-146,76 €	146,76 €	0,00 €
Total	503,24 €	146,76 €	650,00 €
GRAND TOTAL ANNUEL	9 190,07 €	7 953,26 €	17 143,33 €
REPARTITION DES BENEFICES (pour usage dans l'année 2017/2018)
PS - Isabelle RIVIERI	1 532 €
MS / GS - Dominique DEMIOT	1 532 €
GS / CP - Jean Christophe RIBOT	1 532 €
CP / CE1 - Anne-Julie SELLIER	1 532 €
CE2 / CM1 - Frédérique LAREAL	1 532 €
CM1 / CM2 - Karine FAHY	1 532 €
Total budgété:	9 190,07 €
TOTAL EQUILIBRE		17 143,33 €	17 143,33 €

EVENEMENTS

HALOWEEN (Chefs de projet : Eline et Clara ) 31 Octobre

Eline doit se rendre à la réunion des Verts de Terre pour clarifier avec eux ce qu’ils feront le jour même.

Concernant la tournée : Clara organise la tournée (collecte et partage des bonbons). Il est important que les gens habitant sur la tournée soient au courant pour avoir un stock de bonbons, peut être décorer leur maison pour que les enfants et organisateurs sachent que cette maison « joue le jeu ».

Concernant la soupe : L’APEH s’occupe de trouver les courges que les Verts de Terre creuseront, fournit les ingrédients. Solaine et Agnès demanderont à nos divers producteurs s’ils peuvent nous offrir une courge chacun.

Agnès se propose pour demander à Bénédicte C. (produit et transforme ses légumes sur Herbeys) de faire la soupe (communication le jour même pour informer que c’est elle qui l’a préparée). Petite réflexion : dans quoi doit on servir la soupe ? → Il reste des gobelets.

Concernant les marrons : nous pouvons tous en ramasser au gré de nos balades ! Agnès rappelle qu’il y en a pas mal au niveau des 4 seigneurs. Eline a une piste pour le bidon pour les faire cuire. → A suivre

Proposition de faire un kit pour acheter soupe + marrons + chocolat chaud.

Com. : Marion a fait passer l’annonce dans le petit bulletin.

A faire : panneaux affichés un peu partout dans le village.

FOIRE AU BOUDIN (chef de projet : Sarah ) 16 Octobre

Vu avec Nancy pour qu’on s’y greffe.

Château gonflable : le même que celui utilisé pour la brocante la dernière fois. Sarah a déjà envoyé le mail pour la réservation.

Clara propose qu’on vende également des verres de sirop dans verres réutilisables, a proximité du château.

SPECTACLES A L ESPACE 600 (novembre)

Renseignements pris par Clara, l’assurance de l’APEH est OK pour qu’on accompagne des enfants qui ne sont pas les notres à des spectacles.

4 dates, sur des samedis ou des mercredis.

Le but est de sortir un peu les enfants de l’environnement habituel, de prendre les transports en commun…

Tarifs : à voir plus tard. Rappel : le but ici n’est pas de faire des bénéfices.

SPECTACLE DE NOEL A L ECOLE, mercredi 14 décembre à 10h

Marion s’est déjà occupé de la réservation du spectacle.

Distribution de mandarines (et d’une surprise mais chut !)

FETE DES LUMIERES (chefs de projet : Peggy et Jean Pierre) Fevrier

Ballons en prévente.

Tisane et chocolat chaud en vente.

Un conte sera raconté à la fin du parcours : l’année dernière il a été remarqué que les auditeurs n’entendaient pas bien… Il faudrait donc des enceintes → Adrien ?

Le spectacle de l’année dernière (jongle avec le feu) avait beaucoup plu aux enfants, Marion propose de demander aux mêmes artistes !

Pour les lanternes, il en reste de l’année dernière, donc pas besoin d’en acheter de nouvelles.

Les organisateurs de l’an dernier ont passé pas mal de temps pour faire le parcours, c’est donc une sortie qu’il faudra organiser avec un maximum de personnes (installation des panneaux, gonfler les ballons).

CARNAVAL

Attente de la réunion avec les instits pour savoir qui fera le Mr Carnaval.

Les gâteaux sont amenés par les familles, puis partagés. Les boissons sont vendues par APEH. Question autour de la tireuse à bière : faut il oui ou non une vente de boissons alcoolisées sur une fête pour les enfants ? La décision est prise de louer la tireuse à Adrien, avec une demande au préalable de débit de boisson à faire un mois avant.

BROCANTE

On aura de nouveau le château gonflable, ou le clown, à voir. L’an dernier, c’est l'association de la MPTqui a financé sa location, à voir avec eux.

On pourra à nouveau proposer vente de sirop, ainsi que de petits bonbons, à coté du stand du château.

Voir avec Peggy pour également proposer un stand de tatouages éphémères. Rappel : à la différence du maquillage, les tatouages éphémères ne laissent pas de traces et sont acceptés dans le château gonflable !

FETE DE L ECOLE

Concernant les repas :

• Sarah émet l’idée de faire appel à un food truk qui ferait des croques monsieurs. Problème soulevé : peu de rendement ! Il faut vraiment aller vite à servir un maximum de personnes.
• Après rappel de ce qui a été fait les années précédentes (salades de pâtes, grillades, frites..) et les avantages et  inconvénients de chacun, on part sur l’idée de faire à nouveau appel au pizzaïolo de Brié, qui était déjà venu l’année dernière et qui s’était révélé très efficace. On fera des préventes comme l’année dernière.

Clara propose que l’on fasse les réservations de pizza sur internet : ce sont les familles qui font la saisie informatique, puis elles déposent leur chèque dans la boite de l’APEH. Leur réservation n’est valide qu’une fois le chèque réceptionné. Idée rejetée.

• Ajouter également melon, et fromage blanc coulis.

Concernant la tombola :

Il faudrait 4 ou 5 personnes pour chercher des lots. Une liste des donateurs a été faite l’année dernière, la reprendre pour savoir qui contacter.

A retenir : Walibi, Bowling Echirolles, Patinoire et Pathé Echirolles sont à prévenir en avril.

Concernant la kermesse :

• Location de jeux
• Lachers de ballons biodégradables
• Bar
• Pop corn et Mr Freeze ( stand historiquement tenu par les instits)

ACTIONS DE FINANCEMENT

BRIOCHES :

Action qui ne touche pas que les parents d’élèves !

Eline a un contact avec une école de pâtisserie, les brioches seraient moins chères que l’an dernier et un peu plus grosses. On augmente de 100 par rapport à l’an dernier, soit 400 brioches, ½ nature et ½ praline. S’il en reste, on peut les vendre au marché le lendemain.

Rappel de Marion : l’année dernière, les gens avaient été extrêmement informés par le biais du petit bulletin et par boites aux lettres, et étaient donc prêts à recevoir les petits vendeurs.

BEAUFORT

Contact par Anne So : 2 meules = 100 kilos.

Pour info : dans l’ancienne école où Cédric mettait ses enfants, cette action était faite et coutait 8euros le kilo d’achat, revente à 17 environ.

On propose de faire des pré commandes : on ramène davantage si il y a beaucoup de commandes, pas de pertes.

Quelques éléments du GAEC du Thicaud se chargeront de la coupe.

YEARBOOK

Voir avec les instits pour faire les photos

Demande d’autorisation de photos pendant les NAP.

DVD

Il faut trouver quelqu’un pour le monter.

Vu les bénéf de l’an dernier, on peut se permettre de demander à un professionnel de s’en charger.

A retenir : il faudrait faire des prévente du DVD et du yearbook avant la fin de l’année, pour que les familles n’aient pas trop à payer d’un coup.

VENTE DE ROSE POUR LA FETE DES MERES

Déjà fait il y a deux ans, avait bien marché mais demande de beaucoup de temps pour faire les bouquets.

Agnes et Solaine sont partantes pour le refaire.

Cédric aborde un jeu inconnu à Herbeys : le lotobouse ! Des vaches, un champ quadrillé, des bouses, et des lots ! Pourquoi pas à réfléchir pour l’année prochaine ?

PROCHAINE REUNION LE MARDI 4 OCTOBRE POUR ABORDER LA FETE D’HALOWEEN ! Il faudra imaginer le parcours. Tous les parents sont conviés. Nous devrons rassembler tout plein de bénévoles !