Assemblée générale de l'Association des parents d'élèves d'Herbeys (APEH)

L'assemblée générale de l'Association des parents d'élèves d'Herbeys aura lieu le

Mercredi 27 septembre 2017 
de 20h30 à 22h30
Au local de la mairie en haut du magasin Herbes et Coquelicots

Ordre du jour

1) Nous y élirons le nouveau bureau 2017-2018. Voici les différents postes bénévoles à pourvoir.

Le bureau officiel composé des 3 premiers postes ci-dessous sont officiels. Si vous êtes élu lors de l'assemblée générale annuelle, votre nom figurera dans le Journal des Associations.

1- Président* : chapeauter l'association, servir d'intermédiaire entre le corps enseignant, la mairie et les parents bénévoles pour l'organisation d'activités de financement, signataire des chèques et des courriers/demandes officielles, etc.

2- Trésorier* : gérer le budget de l'association, signataire des chèques, remplir une demande de subventions par an, saisir sur le site d’inscription et encaisser les chèque à la banque, demander les fonds de caisse à la banque, compter les caisses, mettre à jour le bilan financier (recette et dépenses) après chaque événement, compiler les factures de dépenses (pour les événement ainsi que celles des enseignants), etc.

*Les signatures du Président et du Trésorier sont enregistrées à la banque. Ce sont les seules personnes de l'association habilitées à émettre des chèques au nom de l'APEH.

3- Secrétaire : prendre des notes pendant les réunion et rédiger les comptes rendus qui sont publiés sur le blog de l'APEH. Une fois par an, il rédige le compte rendu officiel de l'Assemblée Générale et l'enregistre au Journal des Associations.

Non-officiel mais très utile, les équipes ci-dessous viennent aider les membres du bureau ponctuellement ou régulièrement en fonction de vos disponibilités qui peuvent fluctuer au courant de l'année. Pour cette raison, le plus nombreux nous sommes par équipe, le plus de relais il peut y avoir en fonction des disponibilités de chacun.

4- Equipe communications : envoyer des courriers aux parents et animer le blog, le site d'inscriptions, demandes officielles en partenariat avec le bureau, etc.

5- Equipe recherche bénévoles : solliciter et encadrer les parents pour de l'aide ponctuelle sur une ou plusieurs activités, comment remercier les bénévoles : boissons et/ou repas offerts? entrées gratuites? offrir les lots non-récupérés à la rentrée?

6- Equipe informatique (site d'inscriptions apeherbeys.dtdns.net) : maintenir, développer et animer le site d'inscriptions en fonction des besoins de l'association et des parents bénévoles.

 7- Equipe graphique : aider à mettre en place les flyers pour les différentes manifestations de l'association, agrémenter l'esthétique du site d'inscriptions, animer le blog avec le responsable communicationes, etc.

 8- Equipe technique : aide à mettre en place les tables, les chaises, aider à ramasser à la fin des événements, installer les barnums, transporter le matériel du local au site de l’événement, aller chercher la clé du local en mairie avant les événements et les réunions, mettre en place la sonorisation et l’éclairage lors de concerts ou bals, etc.

9- Equipe tombola: solliciter des fournisseurs pour obtenir des lots, mettre à jour la liste des lots et fournisseurs contactés sur le site d’inscriptions, numéroter les lots, distribuer les lots le jour de la fête de l’école, distribuer les lots après la fête de l’école sur rendez-vous, envoyer la lettre de remerciements, etc.

10- Aide ponctuelle diverse: J’aime cuisiner, préparer les cocktails, couper du melon, tenir le bar, vendre en porte à porte, préparer des décorations, aller faire les courses, livrer du fromage, laver des verres en plastique consignés, accompagner les enfants en sortie, imprimer des flyer à mon travail, toute autre aide qui vous paraît utile.

- Suggestions de postes supplémentaires (tout est possible, lâchez vous!)

2) Après une session de brainstorming (suggestions d'activités et de campagnes de financement), nous voterons les activités 2017-2018 en vue de la préparation du budget prévisionnel lors de la prochaine réunion.

Fin de la réunion prévue à 22h30 maximum pour libérer les parents bénévoles le plus tôt possible.

L'APEH