CR de AG 2018

Procès-verbal de Conseil d’Administration - Assemblée Générale

Le 26/09/18, à Herbeys, le Conseil d'administration de l'association APEH s'est réuni au Magasin Herbes & Coquelicots sur 
convocation du président Marion.

Il a été établi une feuille d'émargement signée par les membres présents en leur nom propre ou en tant que mandataire. 
Celle-ci figure en annexe du présent procès-verbal.

Le Conseil d'Administration était présidé par Marion, en qualité de président de l'association. Il était assisté d’un secrétaire 
de séance: Audrey

Les invités:

Tous les parents

Les enseignantes et le directeur de l’école

Les parents délégués

Mairie - Adjointe enfance

Les personnes présentes:
le bureau
le bureau candidat
quelques parents
le directeur de l'école
une institutrice

Personnes excusées:
la mairie

Plus de la moitié des administrateurs étaient présents ou représentés. Le Conseil d'Administration a donc pu valablement 

délibérer, conformément à l’article des statuts.

L'ordre du jour a été rappelé par le président :

1) Tour de table, présentation de chacun

2) Rappel des missions de l’APEH et des Parents délégués

3) Bref résumé des activités et fonds récoltés l'année précédente (15 min).

4) Élection du nouveau bureau (15 min).

5) Accueil de vos propositions d'activités pour l'année 2018-2019 (30 min), vote.

6) En fonction des activités votées, élaboration d'une esquisse budgétaire prévisionnelle 2018-2019 (30 min).

Lors du débat qui a suivi, les éléments suivants ont été avancés :

1- Tour de table : présentation de chacun

Cela a permis à tous de se retrouver et aux nouveaux, de se rencontrer.

2- Rappel de la mission de l’APEH par rapport aux parents délégués

Collecter des fonds pour les projets + créer un lien entre les parents via la dynamisation des bénévoles. 
Les commissions attenants à l'école et à la mairie: Réforme des Rythmes Scolaires, Cantine et Travaux Maison Pour Tous
 sont  chapeautées par les parents délégués car ils ont officiellement le droit d’assister aux conseils d’école alors que les 
membres de l’APE, non.

3-Rapide Bilan Financier 2017-18

En 2017-18 :   Recettes: 16 930€  Dépenses: 8378,92€  Bénéfices: 8551,08€

Soit une trésorerie supplémentaire par rapport au budget de 885,54€ (en attente des derniers chèques).

Par rapport à 2017-18 : Recettes: 16416,90€  Dépenses: 8237,39€  Bénéfices: 8179,51€

Par rapport à 2015-16 : Recettes: 12 872,83€  Dépenses: 7 668,31€  Bénéfices: 5 704,52€

Par rapport à 2014-15) Recettes: 11 631,85€  Dépenses: 4 468,38€  Bénéfices: 7 163,47€

En 2017-18, l’école d’Herbeys a dépensé 7342,87€ des fonds récoltés par l’APEH (par rapport au budget accordé de 8160€).

En voici le détail:

A noter le coût des sorties obligatoires (piscine, sécurité routière) est reporté sur l’ensemble des classes par équité et afin de
 ne pas pénaliser le budget de certaines classes.

Ce sont les frais de transports qui génèrent le plus de dépenses. Il est demandé en séance aux enseignants de revoir leur 
positionnement sur l’utilisation du réseau TAG afin de diminuer ces coûts. Mme F. propose de tester ce système lors de la 
visite du collège des Saules sachant que certains élèves devront ensuite utiliser quotidiennement ce mode de transport. Clara 
se charge de transmettre les informations nécessaires notamment le lien vers le formulaire en ligne.

Fonctionnement établi par l’APEH quant au budget par classe:

En temps normal, une fois l’année écoulée, le budget non-utilisé par classe revient à la banque commune.

L’école est informée des fonds disponibles (trésorerie) en début d’année scolaire.

Et un nouveau budget par classe est alloué en fonction des bénéfices réalisés l’année antérieure.Si l’école a besoin de fonds
 supplémentaires pour un voyage extraordinaire, elle peut solliciter l’APEH au cas par cas pour débloquer la trésorerie. Les 
demandes doivent être adressées avec un minimum de 2 semaines de préavis par email à apeherbeys@gmail.com .

Une demande de financement a été établie par la maitresse Karine qui souhaite proposer un séjour de 5 jours (du 20 au 24 
mai 2019) pour sa classe de CM1-CM2 à Autrans sur le thème : musique et montagnes. Le coût total du séjour est de 7700€ 
soit 300€/enfant.

Outre la participation de l’APEH, des demandes de subventions sont émises auprès :

• du Conseil Général, le montant n’a pas été communiqué mais il est important de noter que si des financements 
  interviennent ils ne seront donnés qu’à postériori.
• de la mairie, une demande pour un montant de 1500 à 2000€.
• des parents des élèves à hauteur d’environ 130€/enfant.
  
  

  APEH - BUDGET RÉEL 2017/2018 détail des bénéfices 2017-18 par activité ou action de financement :
  	BENEFICES	DÉPENSES	RECETTES
  EVÉNEMENTS
  1- Halloween	301,41 €	67,59 €	369,00 €
  2- Stages de Salsa à Herbeys	455,92 €	342,58 €	798,50 €
  3- Spectacle de Noel	-544,54 €	544,54 €	0,00 €
  4- Sorties au ski et voile	0,00 €	0,00 €	0,00 €
  5- Soirée loto	0,00 €	0,00 €	0,00 €
  6- Carnaval	202,55 €	458,95 €	661,50 €
  7- Brocante	150,11 €	306,89 €	457,00 €
  8 - Fete de l'école	5 381,83 €	1 612,17 €	6 994,00 €
  Total	5 477,28 €	3 332,72 €	9 280,00 €
  ACTIONS DE FINANCEMENT
  1- Vente de plateaux de fromages pour Noël	378,00 €	1 302,00 €	1 680,00 €
  2- Vente de viennoiseries	940,00 €	1 410,00 €	2 350,00 €
  3- Vente de l'album photo de fin d'année	470,05 €	997,95 €	1 468,00 €
  4- Vente d'un DVD	477,76 €	418,24 €	896,00 €
  5- Marché aux fleurs	331,95 €	274,05 €	606,00 €
  6- Vente de roses fête des mères	434,00 €	450,00 €	884,00 €
  Total	3 031,76 €	4 852,24 €	7 000,00 €
  Sous-total:	8 095,04 €	8 184,96 €	16 280,00 €
  AUTRES
  Subvention mairie (650€ accordé pour 2017/2018) 650€ reçus le 18/04/18 par virement  Trésorerie St Martin D Heres 160 -  Délibération Subventions Associations -  Apehsubvention 2018herbeys 160380560093002018-04-16238	650,00 €		650,00 €
  Fonctionnement (intérêt livret, assurance, matériel, timbres)	-193,96 €	193,96 €	0,00 €
  Total	456,04 €	193,96 €	650,00 €
  GRAND TOTAL ANNUEL	8 551,08 €	8 378,92 €	16 930,00 €

L’APEH a donc le plaisir d’accorder un budget par classe de 1425€ (total de 8550€) ou 1170€ par classe 
(frais de transport piscine déduit)  pour l’année scolaire 2018-19.

Etat des comptes au 18/09/2018:

Compte Courant (CCOU): 8551,08€

Intérêts Créditeurs (CSL ASSO): 194,80€

Compte Epargne (LIV A ASS): 6586,19€

Caisse: 0€

Au 26/09/2018, l’APEH dispose d’une trésorerie de 6586,19€.

Marion souhaite céder sa  place de Présidente après 3 ans de fonction ainsi que Clara qui souhaite réduire sa participation.

Le Directeur au nom de l’équipe enseignante tient à les remercier ainsi que les membres de l’équipe de l’APEH pour leur 
travail collaboratif, leur implication et les échanges dans la bonne humeur permettant de rendre possible la réalisation de leurs
 projets.

Une présentation des rôles à tenir par les membres de l’APEH est faite pour que chacun puisse prendre connaissance tâches
 à réaliser.

Après débat entre les administrateurs, le président de séance a mis aux voix les questions suivantes, conformément à l'ordre 
du jour :

4- Désignation de nouveaux membres du Conseil pour l’année 2018-19

Les candidatures étaient les suivantes :

Présidente : Audrey C.

Vice-président : Cédric B.

Trésorière : Agnès G.

Vice-trésorière : Clara B.

Secrétaire : Sandra C.

Le Conseil d'Administration adopte, à l’unanimité la proposition.

5- Brainstorming et suggestions de nouvelles activités pour 2018-2019

Les enseignants réalisent leur propre action afin de récolter des fonds dans le cadre de la coopérative scolaire. Ces actions 
permettent de financer des achats de fournitures, de petits mobiliers…

L’équipe enseignante ne s’est pas encore réunie pour déterminer toutes les actions sachant qu’il est envisagé de réaliser :

• un marché de Noël avec vente d’objets fabriqués par les enfants,
• une vente de chocolat
• la photo de classe...

Afin de faciliter le suivi des activités, nous avons nommé des “chefs de projet” par activité entre parenthèses. Ces personnes 
seront aidées de toutes les personnes volontaires qui le souhaitent.

Suggestions de nouvelles manifestations : (session de brainstorming : 30 min)

• vente de crêpes, gâteaux

• atelier cuisine allergie
• rally cycliste, pédestre - chasse au trésor
• l’objet de l’année
• stage couture
• carwash
• loto bouse
• soirée talents
• bal
• calendrier individuel avec photo enfant ou fratrie
• concours cuisine
• recyclage

6- Elaboration d'une esquisse budgétaire prévisionnelle 2018-2019

Voir Google Sheet “Bilan des Opérations - onglet Budget prévisionnel” dans le Drive de l’APEH apeherbeys@gmail.com

Chefs de projet :

Crêpes : Gaëlle + impression des flyers

Halloween : Andréas

Fromage : Cédric

Talents : Clara + contact prestataire pour spectacle de Noël

Rally : Mathilde

Plants / Roses : Audrey

Album photo : Sophie

Recyclage : Sandra + benchmark autres activités

Les résolutions suivantes sont adoptées à l'unanimité. Après délibération, il a été décidé à l’unanimité d’apporter les actions 
suivantes:

Prochaine réunion : 5/10/18

Date et objectif: Préparation foire d’automne avec vente de crêpes

D’ici la fin d’année 2018:

• rencontrer le corps enseignant pour leur annoncer leur budget par classe, présenter les activités de cette année et le 
  budget prévisionnel (avec timeline des paiements demandés au parents pendant l’année)
• organiser des formations aux outils développés pour l’APEH, en 7 volets :
• 1) Gestion boite mail,
• 2) Communications: emailing,
• 3) Comptabilité: inscriptions et paiements,
• 4) Finances: Google Sheet bilan financier,
• 5) demande de subvention de la mairie,
• 6) Tombola,
• 7) Entretien du site: demandes de développements informatiques

L'ordre du jour étant épuisé, la séance a été levée à  22h30.

A Herbeys, le 26/09/2018

Soirée des talents diner-spectacle - Samedi 6 avril 2019 - Auditions le dimanche 2 décembre 2018

On a besoin d'artistes!

des enfants, des adultes et des anciens

Venez présenter vos numéros (de 3 minutes environ) lors des auditions qui se tiendront

DIMANCHE 2 DECEMBRE 2018

10h à 12h

Salle de motricité - Ecole d'Herbeys

Une Soirée des talents diner-spectacle, qu’est-ce que c’est?

L’occasion de se présenter sur scène pour passer un bon moment entre copains, parents, grands parents mais aussi en tant que spectateur. C’est un projet artistique sur l’année qui nous unit, nous donne l’occasion de s’exprimer devant un public, nous permet de nous connaître et de gagner confiance en soi, en plus des fou rires en coulisses...

Le diner-spectacle aura lieu le samedi 6 avril 2019

de 18h à 22h à la MPT

C’est une soirée qui prendra la forme d’un diner-spectacle avec apéro, repas, dessert et buvette jusqu’à 22h.

Pendant cette soirée, vous aurez l’occasion de présenter votre numéro.

Ce recueil de numéros sera réparti pendant la soirée (les enfants pendant 20 minutes à l’apéro, les anciens pendant 20 minutes au repas, les adultes pendant 20 minutes au dessert) et le tout, orchestré par un maitre de soirée.

Une répétition générale aura lieu dimanche 31 mars entre 10h-12h à la MPT pour tout coordonner.

Afin de préparer la soirée, il y aura une audition le dimanche 2 décembre de 10h-12h à la Salle de motricité.

Ce genre d’événement requiert des artistes surtout, mais aussi des bénévoles.

Exemples de numéros (environ 3 minutes, ça peut être un peu plus ou un peu moins), ça peut être en petits groupes ou en individuel:

- réciter un poème en français ou dans une autre langue

- raconter une histoire ou une chanson avec des enfants qui miment en arrière-plan,

- un stand up comedy (un sketch d'humour),

- une mise en scène d'un act d'une pièce de théâtre avec narrateur et comédiens

- un court-métrage que vous avez créé, montage-video

- un morceau de musique live d'un groupe constitué (création ou reprise),

- un solo d'un instrument de musique, de harpe, de chant, de chorale,

- une démonstration de danse, de gym, de contorsion, de cirque, de magie, d'acrobatie, poterie, skate board, saut à cheval (filmé)

- un jeux/quizz à réponse, un match d’impro

- un défilé de mode,

Tout est possible, il faut se lâcher! Il suffit de faire ce qu'on aime, sur scène. Comme c’est court, ça reste léger et amusant à préparer.

Inscrivez-vous sur les tableaux plus bas.

Formulaire pour les Auditions du dimanche 2 décembre 2019- Salle de motricité - 10h à 12h

Viens nous présenter ton numéro, une ébauche, ce que tu aimerais faire, qu’il soit prêt ou non, c’est l’occasion d’en parler pour voir comment il pourrait prendre forme.

Inscrivez-vous par email: apeherbeys@gmail.com

Halloween, tous ensemble

Comment aider l'APEH

Chers parents,

Vous avez envie de vous impliquer dans la vie périscolaire de votre/vos enfant(s) et de contribuer aux activités et sorties scolaires en donnant de votre temps?

Dites-nous comment il vous plairait de nous aider : 

apeherbeys@gmail.com

Nous pourrons ainsi vous contacter ponctuellement quand cela vous intéresse. 

Convivialité assurée !!!

Le bureau officiel composé des 3 premiers postes ci-dessous sont officiels. Si vous êtes élu lors de l'assemblée générale annuelle, votre nom figurera dans le Journal des Associations.

1- Président* : chapeauter l'association, servir d'intermédiaire entre le corps enseignant, la mairie et les parents bénévoles pour l'organisation d'activités de financement, signataire des chèques et des courriers/demandes officielles, etc.

2- Trésorier* : gérer le budget de l'association, signataire des chèques, remplir une demande de subventions par an, saisir sur le site d’inscription et encaisser les chèque à la banque, demander les fonds de caisse à la banque, compter les caisses, mettre à jour le bilan financier (recette et dépenses) après chaque événement, compiler les factures de dépenses (pour les événement ainsi que celles des enseignants), etc.

*Les signatures du Président et du Trésorier sont enregistrées à la banque. Ce sont les seules personnes de l'association habilitées à émettre des chèques au nom de l'APEH.

3- Secrétaire : prendre des notes pendant les réunion et rédiger les comptes rendus qui sont publiés sur le blog de l'APEH. Une fois par an, il rédige le compte rendu officiel de l'Assemblée Générale et l'enregistre au Journal des Associations.

Non-officiel mais très utile, les équipes ci-dessous viennent aider les membres du bureau ponctuellement ou régulièrement en fonction de vos disponibilités qui peuvent fluctuer au courant de l'année. Pour cette raison, le plus nombreux nous sommes par équipe, le plus de relais il peut y avoir en fonction des disponibilités de chacun.

4- Communications : envoyer des courriers aux parents et animer le blog, le site d'inscriptions, demandes officielles en partenariat avec le bureau, etc.

5- Recherche bénévoles : solliciter et encadrer les parents pour de l'aide ponctuelle sur une ou plusieurs activités, comment remercier les bénévoles : boissons et/ou repas offerts? entrées gratuites? offrir les lots non-récupérés à la rentrée?

6- Informatique (site d'inscriptions) : maintenir, développer et animer le site d'inscriptions en fonction des besoins de l'association et des parents bénévoles.

 7- Graphique : aider à mettre en place les flyers pour les différentes manifestations de l'association, agrémenter l'esthétique du site d'inscriptions, animer le blog avec le responsable communications, etc.

 8- Technique : aide à mettre en place les tables, les chaises, aider à ramasser à la fin des événements, installer les barnums, transporter le matériel du local au site de l’événement, aller chercher la clé du local en mairie avant les événements et les réunions, mettre en place la sonorisation et l’éclairage lors de concerts ou bals, etc.

9- Tombola: solliciter des fournisseurs pour obtenir des lots, mettre à jour la liste des lots et fournisseurs contactés sur le site d’inscriptions, numéroter les lots, distribuer les lots le jour de la fête de l’école, distribuer les lots après la fête de l’école sur rendez-vous, envoyer la lettre de remerciements, etc.

10- Aide ponctuelle diverse (atome libre): J’aime cuisiner, préparer les cocktails, couper du melon, tenir le bar, vendre en porte à porte, préparer des décorations, aller faire les courses, livrer du fromage, laver des verres en plastique consignés, accompagner les enfants en sortie, imprimer des flyer à mon travail, toute autre aide qui vous paraît utile.

A très bientôt,

L'APEH